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Presentación del estudio: Auditoría Interna de gestión de proyectos
Presentación del documento de la Fábrica de Pensamiento que proporciona a los profesionales un marco de supervisión que cubra las distintas fases del ciclo de vida de un proyecto.
Auditoría Interna de la Gestión de Proyectos tiene el objetivo de proporcionar a los profesionales un marco de supervisión que cubra las distintas fases del ciclo de vida de un proyecto.
Elaborada por una comisión de expertos de diferentes sectores, el documento ayuda al auditor interno a conocer las fases de un proyecto e identificar los momentos en los que es necesaria su participación. “Se trata de una guía polivalente, que permite diferentes alcances y enfoques de auditoría”, tal y como ha indicado Óscar del Olmo, coordinador del documento y Corporate Compliance and Internal Audit Director de Fotowatio Renowable Ventures.
Por su parte, Jorge Sánchez López, Auditoría Interna TI EURASIA MAPFRE, quien también ha participado en la presentación y elaboración de la guía, ha expuesto las diferentes metodologías de gestión de proyectos aclarando que para el documento se ha seguido, “por ser la más aplicada generalmente, la metodología de gestión de proyectos tradicionales, (PMBOK), si bien también se hace mención, por su creciente utilización en un alto número de organizaciones, a la metodología de gestión de proyectos de conocimiento agile”.
Tal y como recoge el documento, la metodología tradicional está dividida en cinco fases:
- Iniciación: donde se estudia la viabilidad del proyecto
- Planificación: se determina el ámbito de aplicación; se establecen los objetivos y se definen y documentan las acciones
- Ejecución de todos los procesos necesarios para completar el trabajo definido. Esta fase finaliza con la entrada en explotación del proyecto
- Monitorización: es el marco de supervisión de las diferentes fases para evaluar el desempeño real del plan
- Cierre: en esta fase se formaliza el fin del proyecto y la aceptación formal del resultado por parte de sus clientes o stakeholders
Las áreas para tener en cuenta por un auditor interno en las metodologías tradicionales van desde la gestión de la integración y de los interesados en el proyecto hasta las de aplicaciones, riesgos, recursos, costes o comunicaciones.
En este sentido, del Olmo, ha remarcado la importancia de tener en cuenta los factores condicionantes a la hora de gestionar proyectos siguiendo la línea tradicional: “no podemos plantearnos hacer auditoría de proyectos si no tenemos un conocimiento exhaustivo y pormenorizado, tanto del contexto interno como el externo de la empresa”. Por eso el proyecto ha de encajar tanto con los objetivos, órganos, marcos y estructura interna de la organización como con el contexto, regulación y entorno en el que se desarrolla.
Por último, los expertos han especificado los enfoques a la hora de auditar proyectos en función del objetivo perseguido en cada momento y que se recogen en la guía:
- Auditorías Internas Preventivas: se da un aseguramiento respecto a la viabilidad, rentabilidad y encaje antes de asumir los riesgos. Es una fase crítica porque todo lo que se haga después tiene que estar planificado
- Auditorías Internas Detectivas: donde se audita la marcha del proyecto; son medidas correctivas. Uno de los principales valores que tienen es la inmediatez en la corrección de acciones
- Auditorías Internas Forenses: se realizan al final del proyecto y se identifican lecciones aprendidas a futuro. Además, se pueden reconocer aspectos que pueden afectar a la actividad futura
La triple restricción en la gestión
Tal y como se ha recogido durante la presentación, este nuevo documento de LA FÁBRICA DE PENSAMIENTO también hace un profundo análisis de las restricciones que delimitan los proyectos: alcance, marcado por las actividades a realizar para completarlo; tiempo, según el plazo temporal del que disponemos y, por último, coste, tanto en términos económicos como en capital humano.
Estas tres perspectivas funcionan como constantes que variarán según las reestructuraciones y la metodología escogida para realizar la gestión del proyecto.