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Directiva Whistleblowing: canal de denuncias y Auditoría Interna
La Directiva Whistleblowing trae consigo importantes cambiospara el canal de denuncias y tiene implicaciones relevantes para Auditoría Interna, dice la Directora de Auditoría Interna, Cumplimiento y Riesgos de CEPSA, Cristina Fabre.
La Directora de Auditoría Interna, Cumplimiento y Riesgos de CEPSA, Cristina Fabre, ha presentado la experiencia de su compañía en la implantación y gestión de la nueva directiva Whistleblowing en su Canal de Denuncias. La sesión ha puesto de manifiesto el papel del auditor interno a la hora de generar confianza en la Comisión de Auditoría Interna, en la Dirección y, en este caso, especialmente, en los denunciantes.
El Canal de Denuncias es una herramienta que permite conocer las irregularidades que se producen en la compañía y corregirlas a tiempo. Por esta razón es importante poner en valor el papel que realizan los denunciantes. Como ha señalado Fabre durante su presentación, “denunciar es muy difícil, es incómodo, pero, sobre todo, da miedo. Implica dar un paso adelante en nombre de la verdad sabiendo que puede haber represalias.” Sin embargo, también hay que tener en cuenta la protección del denunciado y “no olvidar la presunción de inocencia hasta que se esclarezcan los hechos”.
Para que un canal de ética sea eficaz es imprescindible generar confianza y, para ello, en CEPSA trabajan en cuatro pilares asentados sobre una base de evaluación continua. Los pilares referidos son:
- Políticas y procedimientos: fundamentados en el Código Ético de la compañía, la política y procedimientos de gestión e investigación del propio canal, así como en el estatuto de los trabajadores y los convenios colectivos.
- Herramientas: necesidad de establecer los canales que se habilitarán para la presentación de denuncias, entre ellos e-mail, web, aplicaciones, teléfono, etc., además de garantizar la integridad y trazabilidad del proceso y la protección de datos con la anonimización o pseudoanonimización.
- Equipo Humano: debe incluir un equipo de recepción; un equipo de investigación, -“pieza clave, tanto por su capacidad de generar confianza y seguridad como por sus habilidades de investigación y que, en el caso de CEPSA, está liderado por Auditoría Interna en un 90% de los casos e involucrado en el 100%”-; un equipo sancionador donde suele participar, entre otros, RRHH; y, finalmente, un equipo de seguimiento.
- Formación y Comunicación: para conseguir que se conozca el canal y cómo acceder a él, así como para generar la suficiente confianza en el mismo. Según Cristina Fabre, el mayor freno para interponer una renuncia “radica en el temor a posibles represalias”. Para evitarlo, se requiere un cambio cultural que solo puede llegar a través de la formación y de la comunicación. Lo primero que se debe cambiar es la idea de que “una persona que está poniendo de manifiesto una conducta irregular es un chivato, sino que es una persona gracias a la que seremos capaces de solucionar un problema”.
Durante su intervención, Fabre también ha detallado el proceso de gestión del Canal de Denuncias de CEPSA, que recoge siete estadios, que se inician con la recepción de la denuncia. Según la Directiva Europea, a partir de ese momento existe un plazo de hasta siete días para dar acuse de recibo e iniciar, entonces, la fase de cribado y evaluación. En este estadio se determina si la denuncia tiene fundamento, así como el nivel de criticidad -“a mayor gravedad, mayor será la necesidad de agilizar el proceso de investigación”-. En este punto será necesario establecer un plan de investigación y determinar el equipo, teniendo en cuenta cualquier conflicto de intereses que pueda producirse.
El informe debe estar muy bien redactado porque, tal y como remarca la experta, “puede acabar en los tribunales y siempre debe trabajarse sobre esta premisa”. Atendiendo a la Directiva Europea, el cierre del proceso debe realizarse en un periodo no superior a los noventa días, “si bien es cierto que, en determinadas circunstancias y bajo previa justificación, permite que pueda alargarse este plazo”. Finalmente, la investigación debe llegar al equipo sancionador, que será el responsable del cierre y de adoptar medidas sancionadoras teniendo en cuenta que “la sanción debe ser justa y contemplar la buena fe en la denuncia y la presunción de inocencia del denunciado”. Una vez emitida la sanción, el proceso finaliza con el seguimiento de las medidas acordadas.
La directora de Auditoría, Cumplimiento y Riesgos de CEPSA ha finalizado su intervención incidiendo en la importancia de la mejora continua para el éxito del Canal de Denuncias. Esta mejora continua y la verificación del funcionamiento se consigue a través de cinco elementos fundamentales: contar con indicadores de funcionamiento del canal; autoevaluación; auditoría interna; auditoría externa; y agencias de rating.