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Guest Auditors: la experiencia de Repsol
Los Guest Auditors son personal de negocio u otras áreas con un alto grado de expertise en el tema objeto de auditoría, que se integran puntualmente en Auditoría Interna para aportar su conocimiento. Repsol nos cuenta su experiencia.
Los Guest Auditors son personal del negocio o de áreas corporativas con un alto grado de expertise en el tema objeto de auditoría, que se integran puntualmente en el área de Auditoría Interna para aportar su conocimiento permitiendo al equipo incrementar la aportación de valor a través de una temprana identificación de los riesgos, una aproximación robusta al tema auditado y un mayor alineamiento de las conclusiones con los objetivos del negocio.
Yvan Minot (Manager de Auditoría de Procesos Corporativos), Susana Prieto (Jefe de Proyecto de Auditoría Interna), Daniel Romero (Responsable de Control Interno) y Aurelio Fernández (Director de Auditoría Interna E&P y Asociaciones y Contratos) fueron los responsables por parte de Repsol de trasladar a los asistentes este caso de éxito.
Guest Auditor como respuesta al cambio del mapa de competencias
Tal y como afirmó Yvan Minot, el área de Auditoría interna se enfrenta a nuevos retos. “Nos encontramos en un entorno cada vez más complejo que cambia con gran rapidez, originando nuevos riesgos que hay que detectar y controlar eficientemente. Los procesos están cambiando, se están sofisticando y, por ende, también los riesgos”. A pesar del profundo conocimiento que de la cultura empresarial, los procesos y los sistemas de control y gestión de riesgos tiene Auditoría Interna, la función se enfrenta a una constante evolución y a la aparición de nuevas realidades que han cambiado el mapa de competencias dentro de los departamentos, evidenciando la conveniencia de incorporar conocimiento técnico específico en determinados proyectos.
La incorporación de ese conocimiento técnico podría llevarse a cabo a través de contrataciones externas, si bien en el caso de Repsol se ha abogado por hacerlo dentro de la compañía, ya que “la participación de un Guest Auditor como experto en un proyecto de auditoría permite un mayor intercambio de conocimiento dentro de la propia organización”, apuntó Minot. En este sentido, Aurelio Fernández remarcó la sinergia entre departamentos y el aumento de visibilidad del área de Auditoría Interna en la organización, puesto que “proporciona la oportunidad a personas ajenas a la profesión de participar puntualmente en un proyecto de Auditoría ganando mayor influencia e impacto en la organización.”
Para Susana Prieto este intercambio de conocimiento se traduce como una clara relación win-win, pues “el conocimiento del negocio se transfiere al equipo de Auditoría Interna, al mismo tiempo que la cultura de control e identificación de riesgos se transfiere al negocio, convirtiendo al Guest Auditor en embajador de Auditoría Interna”.
Beneficios y retos
Entre los beneficios del proyecto emprendido por Repsol destacan:
- El intercambio de conocimiento
- La difusión de la cultura del control dentro de la compañía
- La gestión innovadora de recursos
- La eficiencia en costes
- El conocimiento experto adquirido
Sin embargo, la incorporación de Guest Auditors en el área Auditoría Interna no está exenta de retos. Entre ellos, la adaptación del Guest Auditor al rol del auditor interno y la necesidad de mantener la independencia garantizando en todo momento el cumplimiento de los principios fundamentales de la profesión.
Debido al nivel de seniority requerido por Repsol para participar en el proyecto y sus responsabilidades, la dedicación y disponibilidad del Guest Auditor en su colaboración puede variar, y por eso el proyecto ha establecido dos posibles roles: bien como asesor en la fase de identificación de riesgos, elaboración del programa de trabajo y cierre de conclusiones; o bien como integrante del equipo de Auditoría Interna responsable de revisar parte del alcance.
Claves para el éxito de un programa de Guest Auditors
Según Daniel Romero, para alcanzar el éxito en la implantación de un programa de este tipo hay varios aspectos decisivos. Por un lado, “es imprescindible el compromiso y apoyo de la Alta Dirección para impulsar la cesión temporal de recursos internos”. Además, serán necesarios una adecuada planificación, el apoyo de Recursos Humanos para el desarrollo profesional, la actualización del mapa de competencias del área de Auditoría Interna y la incorporación del programa en el Plan Estratégico y Objetivos del área.
Repsol trabaja y fomenta este tipo de colaboraciones desde 2017, lo que se traduce en más de 1.400 horas dedicadas por parte de los Guest Auditors y 14 proyectos de auditoría de tres categorías diferentes: investigaciones, auditorías internas y auditorías de activos no operados. Además, han contado con la participación de un total de 10 perfiles de áreas diferentes de especialización, desde E&P (Supply Chain, Drilling, etc.), hasta Downstream (ingenierías) y áreas corporativas (IT, Legal, Compliance, etc.).