Águeda de Lara Valero. Directora de Auditoría Interna y Riesgos de Globalvia

La mejora continua está en el ADN de los auditores internos de Globalvia. Si con los auditados lo tenemos muy presente, más aún con nuestro propio trabajo. Estar al día, integrar mejores prácticas, pensar en otras formas de hacer, nos llevan a crecer como función y, por tanto, a mejorar en el aporte de valor a la organización. Hacer la reflexión interna sobre la mejora continua se complementa extraordinariamente con una visión externa. Nuestro día a día nos demuestra que siempre nuevos ojos ven nuevos temas o los mismos temas de forma diferente y que este proceso nos ayuda a crecer.

La primera piedra

La función de Auditoría Interna nació en Globalvia en el año 2011 y se obtuvo la primera certificación QA en el año 2016. Prepararse para esa primera evaluación externa de calidad y la propia evaluación fueron procesos intensos, pero con el resultado satisfactorio no sólo de obtener la primera certificación, sino de poner la primera piedra del camino. En 2021 hemos renovado la certificación y seguimos creciendo y aprendiendo.

Contar con una primera certificación te ayuda a que todo el equipo tenga perfectamente interiorizadas las Normas de la práctica de la profesión. No sólo es que se conozcan, sino que se entienda el objetivo que persiguen y se reconozca el valor que su cumplimiento aporta a la función. Por tanto, el cumplir con las Normas no es un adicional que se hace para obtener un reconocimiento “marketiniano” sino es una rutina que se integra en el día a día de la función. En este sentido, la renovación de la certificación se convierte en un proceso natural, integrado también en la rutina de trabajo y mejora continua.

Una pieza clave de esta rutina es el Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad. Otra vez, no es un checklist que hay que rellenar para tener un papel que nos asegure que obtenemos el QA. Es un proceso en el que creemos. Anualmente, acompañamos la calidad de nuestro trabajo mediante encuestas a los auditados, key performance indicators, y sesiones de lecciones aprendidas. Bianualmente, realizamos una autoevaluación de nuestro trabajo utilizando como referencia las Normas para la práctica profesional y el Código de Ética. Como resultado de estos procesos surgen recomendaciones y planes de acción que monitorizamos igual que las recomendaciones que emitimos a nuestros auditados. Tanto los resultados de las evaluaciones internas como los planes de acción y su seguimiento se reportan a la Comisión de Auditoría y Riesgos.

Tomar el pulso

No obstante, no es un proceso exento de desafíos. Nuestro primer reto fue ser evaluados en remoto. Sin duda, nos sirvió para saber cómo se siente el que está al otro lado de la línea cuando somos nosotros los que auditamos. La pandemia nos ha puesto a todos al día sobre la auditoría interna online y, qué duda cabe, se echa en falta alguna conversación sin pantalla en medio.

En este mismo contexto de trabajo remoto tuvimos que preparar a la organización para el proceso de la evaluación externa de la calidad. Uno de los ejercicios más enriquecedores del proceso es el de tomar el pulso a la organización sobre cuestiones concernientes a Auditoría Interna. El equipo evaluador externo realiza entrevistas y encuestas a lo largo y ancho de la compañía. El proceso de lanzamiento interno previo al inicio de la evaluación y durante el período de recepción de cuestionarios necesita impulso y monitorización por parte de Auditoría Interna. La colaboración por parte de la Alta Dirección y el resto de la organización fue extraordinaria, pero el entendimiento previo y el seguimiento del proceso fueron claves para conseguir su involucración.

Por otro lado, tanto las evaluaciones internas como las externas nos han venido demostrando que conseguir cierta uniformidad en los papeles de trabajo, no siendo un proceso fácil, potencia la trazabilidad desde la identificación de los riesgos hasta las conclusiones del informe. Sin duda, una herramienta de gestión de auditoría interna ayuda a este proceso, pero no es lo único. La concienciación sobre la importancia de una buena documentación puede ser la clave.

Principios éticos 

Por último, no quiero dejar de referirme a lo que potencialmente podría ser el reto más importante al que se podría enfrentar una organización en un proceso de evaluación externa de la calidad, las reflexiones sobre lo que considero que son la base de la profesión, el lugar desde donde se puede aportar realmente valor: los principios éticos. Toda la pulcritud y trazabilidad con la que se pueda hacer y comunicar la planificación anual o el trabajo de campo, carecen de sentido si la base no es sólida. Reflexionar sobre la integridad, la objetividad, la ausencia de conflicto de intereses, la confidencialidad y la competencia y demostrar que los hemos aplicado en el ejercicio de nuestra función es para mí lo que marca la diferencia para la obtención del certificado QA. Podríamos decir que el tone of the top, la cultura de la función de Auditoría Interna es la adherencia a los principios del Código de Ética y son la base de la realización de un trabajo de calidad que conduzca a la obtención de la certificación QA.

En la fase de preparación para la evaluación no pueden faltar preguntas como ¿tiene la función de auditoría interna un adecuado posicionamiento dentro de la organización? ¿Se han sufrido/sufren presiones que impidan a los auditores internos realizar su trabajo y/o comunicar adecuadamente sus resultados? ¿La composición del equipo es adecuada en número y competencias? ¿Sufre la función de auditoría interna limitaciones presupuestarias más allá de lo razonable dentro de cualquier organización? ¿El entorno de la organización ayuda a que los auditores internos realicen su trabajo de forma íntegra?

Recomendaciones

Los pasos hacia la obtención de un certificado QA que aporte valor a la organización deberían ser:

• Afrontar la evaluación como un paso más en la mejora continua.
• Dejar tiempo en la planificación anual y dedicar recursos a la mejora de la calidad.
• Reflexionar sobre el cumplimiento de los principios éticos de la profesión.
• Autoevaluar el trabajo de Auditoría Interna.
• Lanzar a nivel Alta Dirección y preparar al resto de la Organización para el proceso de evaluación externa de calidad.