Automatización y digitalización de Auditoría Interna en Telefónica

Telefónica nos cuenta la transformación digital en Auditoría Interna. La función está tomando parte activa en el desarrollo e introducción de este proyecto de automatización de procesos y controles.

Telefónica presentó un caso de éxito de transformación digital en Auditoría Interna. Digitalización que ya adelantó en Los Lunes de mayo de 2020 Rafael del Río (Director Risk & Internal Control en Telefónica), al remarcar que “la digitalización está en el ADN de Telefónica y en la actividad de Auditoría Interna. Las nuevas tecnologías no solo facilitan el proceso de digitalización, en ocasiones lo obligan”.

En esta ocasión intervinieron Verónica Martín (Gerente de Auditoría Interna Corporativa de Sistemas), Guillermo López-Alonso (Audit, Security and Compliance for Global Systems) y Nuria Arroyo, (Jefa de Auditoría Corporativa Redes y Sistemas), que han tomado parte activa en el desarrollo e introducción de este proyecto de automatización de procesos y controles.

Según Verónica Martín, la profesión se enfrenta a retos que han impulsado el proceso de transformación digital de Áreas Gestoras y Auditoría Interna, entre ellos: la presión regulatoria, la optimización de tiempos con los mismos recursos, la velocidad a la que evolucionan negocios, las auditorías de diseño o evitar las deficiencias iniciales del mismo.

Este proceso de transformación digital ha permitido al departamento contar con más capacidad de adaptación de los riesgos emergentes, poder liberar recursos para concentrarse en actividades de mayor valor y mejorar la eficiencia sobre los procesos gracias a las herramientas analíticas utilizadas; desembocando en una Auditoría Interna más ágil donde la digitalización aporta mayor eficiencia, calidad de resultados, más valor agregado y menos riesgo.

Por su parte, Nuria Arroyo resaltó varios aspectos diferenciales del proyecto que han sido importantes para su éxito, especialmente: la coordinación de principio a fin entre el Área Gestora y Auditoría Interna, -lo que ha permitido optimizar los procesos y los recursos humanos y técnicos-; ser un proyecto sostenible en el tiempo -que permite seguir trabajando para optimizar los procesos-; y estar alineado con la estrategia de la empresa, basada en la transformación digital y la eficiencia.

Desarrollo del proyecto

Guillermo López-Alonso explicó cómo Telefónica contaba desde 2010 con una herramienta multisistema que homogeneizaba la información, trazaba los procesos y ofrecía posibilidades para evolucionar hacia una automatización unificada de controles.

Con esta base se definió el enfoque del proyecto, que incluyó:

• • Auditoría de diseño, con la participación de Auditoría Interna de principio a fin
  • Simbiosis entre los departamentos de Sistemas y Auditoría Interna
  • Aplicación de los principios Agile
  • Objetivo de simplificación y escalabilidad
  • Quick Wins, con la implantación prioritaria de controles de mayor esfuerzo manual y más sencilla automatización.

La implantación comenzó en 2019 con la automatización de controles clave de Tecnología de la Información, llevando a cabo en 2020 la extensión a otros sistemas y la introducción de nuevos controles y evolución de los no existentes. Actualmente continúan trabajando en la automatización progresiva total.

Beneficios obtenidos

Los beneficios ya los han comprobado tanto los responsables de los controles como el área de Auditoría Interna.

La extracción automática de la información; la reducción del tiempo de análisis de datos; la garantía de trazabilidad y documentación; el conocimiento adquirido para la réplica en otros proyectos tanto internos como externos; o la detección de anomalías de forma temprana, son algunos de los principales beneficios para los propietarios de los controles.

Por su parte, algunos de los principales beneficios para Auditoría Interna son la reducción de tiempo en la obtención de evidencias y homogeneidad; mayor confianza en el control interno; disminución del nivel de riesgo; y la dedicación de recursos a otras Auditorías no recurrentes y estratégicas para el negocio.

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